¿Por qué es importante la Gerencia de Proyectos actualmente?
No es difícil encontrar un catálogo amplio de proyectos acometidos por empresas públicas y privadas, que han demandado tiempos superiores de ejecución comparados con los pronosticados, que han consumido recursos financieros significativamente mayores, que han determinado valores apreciables en lucro cesante, que han causado perjuicios y frustración notables a la población objetivo reflejados en incrementos significativos en tarifas o precios y en los detrimentos propios de no disponer y disfrutar de ellos oportunamente.
El paisaje urbano y rural de la mayoría de los países de América Latina está saturado de humillantes ejemplos de “elefantes blancos” que contaminan la vista y dejan el triste testimonio de obras inconclusas sin utilidad alguna, que han despilfarrado gran cantidad de recursos con costos de oportunidad incalculables que ha tenido que pagar la sociedad, debido a la incompetencia e improbidad de funcionarios, contratistas e interventores.
Además, no son pocos los proyectos de desarrollo empresarial, de sistemas de información y diseño de software o soporte lógico, de reformas y mejoras en los entes estatales, de investigaciones frustradas, que colapsan por falta de dirección y liderazgo de sus gestores. Son muchos los proyectos de diferente índole que pasan largas temporadas en la tribunales de justicia y conciliación, derivado de la incapacidad, negligencia, ignorancia o tolerancia ética de los asesores y funcionarios que estructuran los contratos, de ahí la presencia de fuertes equipos jurídicos en las empresas contratistas y muy precarios equipos humanos al frente de las obras y responsabilidades técnicas.
El término genérico de “proyecto” encierra una serie de etapas que con propiedad se ha denominado ciclo, y que corresponde a un sistema que cubre desde la concepción de una idea productiva e interesante hasta la operación sostenible de una empresa u organización. De ahí surge el rótulo “gestión de proyectos” que comprende todas las etapas: la preinversión -identificación, formulación, evaluación exante y negociación -, la ejecución, la operación y la evaluación expost – que cierra el ciclo y garantiza la retroalimentación y por lo tanto la aplicación de las lecciones aprendidas para futuros desarrollos. Son muy pocos los casos en los cuales un gerente de proyecto esté involucrado en todo el ciclo. No obstante, la información necesaria para la toma de decisiones por parte del gerente de un proyecto puede implicar un entendimiento de las fases anteriores a la ejecución y la percepción clara de las expectativas en las etapas siguientes.
El profesional o la organización que ejerce el oficio de “gestor de proyectos”, al concebir o conocer una idea, la elabora, la dimensiona, la formula (preinversión), busca patrocinadores o inversionistas para realizarla (negociación), asume un papel importante en la contratación y vigilancia de su ejecución, recibe la obra o el trabajo contratado y, orienta y organiza la operación. Es el agente de interés y enlace que está involucrado en todas y cada una de las fases: la preinversión, la ejecución y la operación. En tanto que el que oficia como “gerente del proyecto” es responsable tan sólo en la etapa de ejecución, que a pesar se ser temporal y no permanente, le corresponde la responsabilidad, nada fácil, en proyectos de alguna magnitud, de entregar una nueva capacidad instalada en un tiempo determinado, dentro de un presupuesto y en las condiciones de calidad acordadas. Es claro, que la ejecución del proyecto y el proceso organizativo que lo respalda que se denomina “ gerencia de proyectos ” que corresponde al objetivo del presente libro, es parte fundamental del ciclo. Si bien es cierto que la responsabilidad del gerente del proyecto está restringida a la ejecución, también es cierto que en los estudios de preinversión encuentra la mejor fuente para ubicarse en el entorno y en los deseos y pretensiones del propietario o cliente. Pero además, al hacer sus mejores esfuerzos para que el proyecto sea ejecutado y entregado en óptimas especificaciones de tiempo, costo y calidad, abre el camino de una operación sostenible y, por ende, con el propósito que sea disfrutado en forma plena por los potenciales beneficiarios.